1. はじめに
産業保健業務は健診後の事後措置やメンタル不調者の対応、休職・復職支援など多岐にわたり、産業保健スタッフが面談記録を残したり、人事部や主治医など関係者への情報連携のため、産業医が意見書や情報提供依頼書を記載したりと、様々な書式が必要かと思います。
さんぽLABでは業務ですぐにご活用いただけるフォーマット/テンプレートを各種ご用意しております。事業場で実際に活用する際には、これらのフォーマット/テンプレートをベースに加筆修正するなど、実態に応じてご活用いただいて結構です。
「急いで書式を用意したい」「記録方法を統一したい」「主治医や人事との情報連携を円滑にしたい」という方は、産業保健業務の効率化や改善にお役立てください。
こんな方におすすめ
- 産業保健業務で使う書式を一から作る時間がない方
- 面談記録や意見書の書き方・項目を統一したい方
- 復職支援や健康診断後の対応に必要なテンプレートを探している方
本記事でダウンロードできるもの
- 両立支援・復職支援で使える書式
- 面談記録・保健指導の記録表
- 職場巡視・過重労働・海外赴任に関する書式
2. フォーマット/テンプレート一覧
※（ ）内はファイル形式
内容 |
種類 |
A. 両立支援・復職支援 |
【情報提供書】 |
B. 事後措置 |
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C. 保健指導 |
【案内】 【記録表】 |
D. 職場巡視 |
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E. 過重労働 |
下記フォーマット/テンプレートはこちらへ
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F. ストレスチェック |
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G. 海外赴任 |
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H. その他 |
3. 具体的な活用方法について
A. 両立支援・復職支援
病気や障がいを持っている従業員の両立支援や、私傷病により長期休業していた従業員の復職支援において、職場で適切な就業上の措置や治療に対する配慮をするため、必要に応じて従業員や主治医、事業者、産業保健スタッフなどが連携する場合があります。
就業上の措置・配慮を検討する上で従業員の治療状況・回復状況や、業務遂行に影響する症状の有無、薬の副作用の有無について主治医の意見を聞きたい場合にご活用いただける「情報提供依頼書」や、それらを踏まえて復職の可否や就業上の措置・配慮について産業医から意見聴取を行うための「意見書」、生活リズム表や両立支援プラン/職場復帰支援プランの例など、各種フォーマット/テンプレートをご用意しております。
B. 事後措置
健康診断後、産業医は事後措置として、健診結果を確認し、就業上の措置を要する場合にはその旨を事業者に通知する必要があります。また、健康の保持に努める必要があると認める従業員に対しては、保健指導を行うことも重要です。これらを適切に行うためにも、有所見者に対して、健康診断結果に基づく医療機関の受診勧奨や受診結果の確認にご活用ください。
C. 保健指導
産業保健スタッフは、健康診断後の保健指導やストレスチェック後の相談、過重労働、従業員からの相談、上司・同僚からの相談、健康上の問題が起きた際など様々な場面で面談を実施する場合があります。面談記録は決まった書式があると記入しやすいだけでなく、産業看護職から産業医などへの情報共有も容易になります。面談記録は個人情報となるため、就業上の配慮が必要な場合は本人の許可を得て会社へ伝える必要があります。
D. 職場巡視
職場巡視とは産業医や衛生管理者が、従業員の作業内容や作業環境が健康に有害な影響を与えるおそれがないかどうかを確認し、問題点を見出し改善していくことを目的としています。チェックリストや報告書を用いることで、確認事項の抜け漏れを防ぎ、衛生委員会で共有し改善案について検討、以前指摘した箇所が改善されているか経時的に確認出来るなど、効果的な職場環境改善につながります。
E. 過重労働
長時間労働による健康障害を防ぐため、条件に該当する労働者は、医師による面接指導が労働安全衛生法で定められています。効果的な医師面接にするために、事前に勤務形態や直近の労働時間を事業者に情報提供してもらう、労働者本人に心身の不調や仕事の負荷について確認し疲労蓄積度を把握しておくことが重要です。これらの情報を踏まえて医師面接を実施し、医師は面接結果や就業上の措置に関する意見を事業者に報告します。
F. ストレスチェック
ストレスチェックは、労働者のストレスの程度を把握し、メンタルヘルス不調を未然に防止することを目的として実施されます。高ストレス者が医師による面接指導を希望した場合、事業者は必要な対応を行う必要があります。
ストレスチェック後の医師面接報告書は、面接指導の結果や就業上の配慮に関する意見を整理し、事業者へ適切に報告する際に活用できます。また、ストレスチェックのご案内資料は、制度の目的や受検方法を従業員へ周知する際にご利用いただけます。
G. 海外赴任
海外赴任をする労働者は、６か月を超える場合、赴任前と帰国後に健康診断を実施することが義務付けられている他、赴任先に応じた予防接種の実施、心身の健康状態などを確認し、海外での勤務が可能かどうか検討する事が重要です。海外赴任前に必要な確認事項、産業医の意見書をご用意しております。
H. その他
産業保健スタッフの面談記録を残しておくことは、他の産業保健スタッフとの情報共有、継続した支援を実施するためにも非常に重要です。こちらは汎用的にご活用いただける面談記録となっております。
4. 産業保健のテンプレートに関するよくある質問
Q. 産業保健のテンプレートは、そのまま使用できますか？
A. 本記事のテンプレートは、ダウンロードしてすぐにお使いいただけます。しかし、多くの方にご利用いただけるよう、一般的かつ汎用的な内容となっているため、事業場の体制、社内規程、業務内容に合わせて必要な項目を追加・修正して使用することをお勧めします。厚生労働省の両立支援様式例も、事業場の実態に合わせて加除修正することが重要とされています。
Q. 面談記録は誰まで共有できますか？
A. 面談記録に含まれる健康情報は、健康確保措置に必要な範囲で取り扱います。取扱者、共有する情報の範囲、本人同意の取得方法などは、事業場の健康情報取扱規程に基づいて判断してください。
Q. 産業医がいない事業場でも使用できますか？
A. 産業医がいない事業場でも、保健師や衛生管理者、人事労務担当者などが活用できるテンプレートが多くあります。一方、医師面接の結果報告書や就業上の措置に関する意見書など、医師による医学的判断や意見の記載が必要な書式は、医師に作成を依頼してください。各テンプレートの利用目的、想定される記入者、必要な手続きを確認し、事業場の体制に合わせてご活用ください。
5. 健康情報の管理・分析を効率化したい方へ
面談記録や健康診断データを個別の書式で管理するだけでなく、組織全体の健康課題を把握・分析したい場合は、健康管理システムの活用も選択肢になります。
当社の「アドバンテッジ ウェルビーイングDXP」は膨大な従業員データを集約し、一元管理によって従業員の状態を様々な角度から分析することが可能です。
任意の条件で従業員を絞り込み、分析できる「カスタムリスト」機能、DXP内の属性に因子を自由に掛け合わせてレポーティングできる「カスタムレポート」機能によって、様々な健康状態や特性を持つ従業員ごとに、より本質的な健康経営課題の分析と改善をサポートします。
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執筆：さんぽLAB運営事務局 保健師
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