目次

1.知ってると便利な超時短ショートカットキー10選
2.覚えておきたい数式の基礎
3.こうしたいを解決！Excelのちょっと便利なツールをご紹介

Excelを学びたいけど、何から学んでいいか分からない…そんな方へ
この記事では産業保健の現場で使えるExcelの基本についてお伝えします。

1 知ってると便利な超時短ショートカットキー10選

作業の効率化に便利なショートカットキーをいくつかご紹介します。
Excelのセルを選択して、使ってみてくださいね。
①Ctrl＋C：コピー
②Ctrl＋V：ペースト
③Ctrl＋X：切り取り
④Ctrl＋S：保存
⑤Ctrl＋A：全選択
⑥Ctrl＋T：テーブル（表）作成
※このテーブルは、色や形式を変えることもできるので便利です
⑦F11 ：テーブルから新規シートに挿入
⑧ALT＋F1：テーブルから同じシートにグラフを挿入
⑨Ctrl＋カーソルキー：行や列の端に移動
※例：行の一番下まで行きたい場合、「Ctrl＋↓」、列の右端へ行きたい場合は「Ctrl＋→」で移動が可能
⑩Ctrl＋Shift＋カーソルキー：行や列の端まで選択

2 覚えておきたい数式の基礎

産業保健の現場で使える、覚えておきたい数式をいくつかご紹介します。

SUM関数（合計） 式：＝SUM（数値）

SUM関数は、数字の合計を出す時に使います。
例えば、下の表において、1月～12月までの産業医面談と保健師面談の合計を出すときは、E３の列へ＝SUM（C３,D３）の式を挿入します。
これで1月の合計を出すことができます。

MAX関数（最大値）式：＝MAX（数値）

MIN関数（最小値）式：＝MIN（数値）

MAX関数は最大値を求めたい時、MIN関数は最小値を求めたいときに使用します。
MAX関数の数式の中に求めたい範囲を入れることで最大値を出すことができます。

例えば、下記の表の一番高い年齢を出したいときは、書きたいセルに＝MAX（C３：C12 ）で最大値を求めることができます。

最小値は同様に「MIN関数」を使用すれば算出することができます。
この表の最少年齢を出したいときは、MIN関数を使用すれば簡単に求めることができます。

COUNTA関数（入力データの個数）式：＝COUNTA（数値）

COUNTA関数は、選択したセルの中に入力されているデータの数を出すときに使用します。
例えば、この表全体の人数を出すときは、＝COUNTAを入力し範囲を入れると総数が計算できます。
B３からB12の個数を出せば下の表の総人数が分かるので、この場合は＝COUNTA（B3：B12）を入れるとこの表全体の人数がわかります。

IF関数（条件による処理）式：＝IF（倫理式，真の場合，偽の場合）

IF関数は、条件によって処理を分ける時に使用します。

例えば、下の表のF列に、BMIの数値が25以上の場合は“肥満者”、25未満の場合には非肥満者と入力したい場合、選択セルに「=IF(E3>= 25,"肥満者","非肥満者")」と入力すると25以上の人は“肥満者”、25未満の人は非肥満者と記載することができます。

AVERAGE関数　式：＝AVERAGE（数値）

AVERAGE関数は、数値の平均を求める際に使用します。

例えば、下の表でBMI平均を出したい時は、＝AVERAGE（E３：E12）で出すことができます。

COUNTIF関数（条件の個数）式：＝COUNTIF（範囲，条件）

条件に当てはまるものの個数を出したいときは、このCOUNTIFを使用します。

例えば、この表の中で喫煙者数を出したい場合、「はい」と回答している人を出したいので、＝COUNTIF（D3：D12，“はい”）と入力することで出すことができます。
※数字でなく文字を条件とする際は、文字の前後に「“」を入れます（例：”文字“）。

3 こうしたいを解決！Excelのちょっと便利なツールをご紹介

項目のリストから選択して入力したい！

入力内容が決まっている場合は、リスト（プルダウン）から選択するようにすると便利です。
① リストにしたい範囲を選択
② 「データ」タブの「データの入力規則」をクリック
③ 設定の中にある、入力値の種類から「すべての値」、「リスト」を選択
④ 元の値へリストにしたい項目を入力しＯＫを押します。
※リストにしたい項目が複数ある場合は、半角カンマ（ , ）で区切る
これで、選択したセルへリストからの入力が可能となります。

長い表をスクロールする時に見出しを残したい！

見出しを残してスクロールするには、「ウィンドウ枠の固定」が有効です。
① 固定したい行の一つ下の行を選択
② 表示タブから「ウィンドウ枠の固定」を選択
③ ウィンドウ枠の固定を選択
これで、下にスクロールしても見出しはそのまま表示されます。
同様に列で実施することも可能です。

条件以上の数字に色付けしたい！

例えば、BMIが25以上の人に色付けしたいとします。
① 範囲を選択
② 「ホーム」タブから「条件付き書式」を選択
③ 「セルの強調表示ルール」、「指定の値より大きい」とします。
④ 次の値より大きいセルを書式設定、へ25と入力しＯＫを押します。
これで、25以上の数値に色をつけることが可能となりました！

この「条件付き書式」は数字だけでなく文字や日付にも対応可能なので、条件で色を変えたい場合は活用してみてください。

今回は、産業保健で活用できるExcelツールをいくつかご紹介いたしました。
日々の業務にご活用いただけますと幸いです。

■執筆：さんぽLAB　運営事務局　保健師

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