忙しい産業保健スタッフ必見！効率的なスケジュール管理で負担を軽減
産業保健スタッフとして働く皆さん、日々の業務に追われていませんか？
健康診断への受診勧奨やメンタルヘルス対応、職場環境の改善提案など、多岐にわたるタスクを抱える中で、効率的なスケジュール管理や作業効率化などは業務負担を軽減する重要な鍵となります。
この記事では、忙しい産業保健スタッフが実践できる具体的なスケジュール管理のポイントなどをお伝えします！
1. 優先順位を明確にする
最初のステップは、タスクの優先順位を明確にすることです。
タスクを以下の基準で分類しましょう。
この分類をもとに、毎日や毎週の優先順位をリスト化しましょう。視覚的に整理するため、ホワイトボードやデジタルツールを活用するのも効果的です。
過去の記事で「タイムマネジメント」について説明しております！合わせてご確認ください
2. タイムブロッキングを活用する
タイムブロッキングとは、一定の時間帯に特定の業務を集中して行う方法です。この方法を使うことで、無駄な切り替え時間を減らし、生産性を向上させることができます。
実践例：
・午前中は社員の健康診断対応に集中。
・午後の1時間はメール返信や報告書作成を行う。
・夕方は翌日の準備やスケジュールの見直しに充てる。
一度に複数のタスクをこなそうとするのではなく、時間ごとに集中する内容を明確にすることで、頭を切り替えずに効率的に業務を進められます。
3. デジタルツールを積極活用する
スケジュール管理には、デジタルツールが非常に役立ちます。使い始めてからすぐは正直効率は悪い気がします。しかし慣れてくると効率が上がってくることがわかり、何より作業漏れがほぼ無くなる事は業務効率化以上に効果的です。
Microsoftをお使いの企業様では以下のようなツールがございます。
・Microsoft Planner：チームでのタスク管理に最適なツールです。プロジェクトの計画、
タスクの割り当て、進捗状況の追跡が簡単にできます。
・Microsoft To Do： 個人のタスク管理に適したツールです。日々のタスクを整理し、
優先順位をつけて管理するのに便利です。
・Tasks in Microsoft Teams：Teams内でタスクを管理できるツールです。PlannerやTo Doと
連携して、チーム全体のタスクを一元管理できます。
Googleをお使いの企業様では以下のようなツールがございます。
・Google Tasks：シンプルで使いやすいタスク管理ツールです。GmailやGoogleカレンダーと
連携して、メールや予定から直接タスクを作成できます。
・Google Keep：メモやリストを作成できるツールで、タスク管理にも利用できます。
画像や音声メモも追加できるので、柔軟な使い方が可能です。
・Google Calendar：カレンダーにタスクを追加して、スケジュールと一緒に管理できます。
リマインダー機能もあり、重要なタスクを忘れずに済みます。
※企業でMicrosoftまたはGoogleを利用していても上記のツールをセキュリティ上利用制限を
している企業様もございます。不明な場合はIT担当などに確認をお願いいたします。
また、上記のツール以外にもフリーツールを許可いただける企業様もございます。無料でも便利で活用できるツールもございますので、自分に合ったツールを探してみる事もよいかもしません。
4. 定期的な見直しと調整を行う
スケジュールは固定的ではなく、状況に応じて柔軟に調整する必要があります。
以下のようなタイミングでスケジュールを見直す習慣をつけましょう！
・毎日の終わりに：本日のタスクの完了確認と翌日のタスクを確認。改めて明日の準備を整える。
・毎週の終わりに：1週間を振り返り、達成状況を確認。来週の目標を立て直す。
・月初に：月間の目標を設定し、重点タスクを再度把握。必要があれば作業を入れ替える。
この見直しプロセスを定期的に行うことで、スケジュールのズレや過密さを事前に修正でき、無理のない計画を維持できます。ご自身のモチベーションにも大きく影響する重要な作業になります。
5. 休息時間を確保する
多忙なスケジュールの中でも、休息時間の確保は欠かせません。適切な休憩を取ることで、集中力や判断力を取り戻せます。次から次へと来る作業に忙殺されていませんか？ぜひご確認を！
短時間のリフレッシュ法：
5~10分の散歩やストレッチで気分転換ができます。お茶を飲む時間を設けてリラックスなんてこともよいですね！時間が無い方は窓の外の遠くの景色を1分見るだけでも効果的です。
長期的な休息法：
定期的な有給休暇の取得が効果的です。人によっては土日と繋げて金曜日や月曜日にしたり、折り返し地点の水曜日にお休みを取りたい！なんて方もおります。長期休暇として複数日をお休みするというわけではなく、趣味や家族との時間にフォーカスする大切な時間の確保のお話です。
休息を優先的に確保することで、心身の健康を守りながら高いパフォーマンスを発揮できます。体調不良の有給休暇ではなく事前に計画した「攻める休暇」をぜひ取得してみてください！
6. チームとの円滑なコミュニケーション
産業保健スタッフの業務は、一人では完結しないことが多いです。そのためチームメンバーや関係者との連携が重要です。少しずつでもよいので効率的なコミュニケーションを図ってみてはいかがでしょうか。
定期的なミーティングの実施：
・状況報告や課題共有の場を設ける。
・他部署との連携を強化。
情報共有ツールの活用：
・ドキュメントをオンラインで共有。
・チャットツールで迅速なやり取り。
明確な役割分担とコミュニケーションの改善で、業務の抜け漏れを防ぎつつ効率化を図れます。
7. 自己管理を徹底する
最後に、自身の健康とストレス管理が欠かせません。健康でいることが、質の高い業務遂行につながります。従業員の健康管理もとても重要ですが、自分自身のセルフコントロールをお忘れない様に！
健康管理：
・バランスの取れた食事と適度な運動を心がける。
・睡眠時間を確保し、規則正しい生活を送る。
ストレスマネジメント：
・瞑想や深呼吸でリラックスする時間を作る。
・信頼できる同僚や上司に相談する。
皆さまは既にプロフェッショナルなので自己管理が後回しになりがちです。改めて上記の内容を見直していただき、心身の疲労を防ぎ、業務への意欲が高めてはいかがでしょうか。
まとめ
効率的なスケジュール管理は、多忙な産業保健スタッフが業務を円滑に進めるための必須スキルです。優先順位の明確化、タイムブロッキング、デジタルツールの活用、休息の確保、コミュニケーションの改善、自己管理の徹底を意識して、物理的な業務負担と心の負担の双方を軽減しながら成果を上げていきましょう。
今日から実践できる小さな工夫を積み重ね、充実した働き方のきっかけになりましたら幸いです！
こんな事が私の「業務効率化の方法です！」「短い時間でリラックスできる方法です！」などのコメントをいただき、さんぽLAB会員の皆さまに共有をいただけますと嬉しいです！
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