パワーポイントを用いた資料作成について、1本目の記事では資料の構成、2本目の記事ではデザインに関してお伝えしてまいりました。3本目の今回は、応用編と題して資料作成の時間を短縮できる方法をご紹介いたします！
産業保健の現場で使用する資料を効率よく作成するために、ぜひご活用ください！
　　

【目次】

1.便利機能を設定する
　1-1.図を整列させる
　1-2.よく使う機能を画面右上に設定する
　1-3.既定の図形を設定する
2.ショートカットキーを使ってみる
3.最後に
　　

1.便利機能を設定する

1-1.図を整列させる

プレゼンテーションやドキュメントにおいて、図やオブジェクトを整列させることは、資料を視覚的に美しく、情報をわかりやすく伝えるために重要です。例えば、教育研修や衛生講話を実施する場面で、資料を作成する際に役立ちます。
以下の機能を活用して、プロフェッショナルな仕上がりを目指しましょう。

●配置
配置機能を使うことで、複数のオブジェクトを均等に配置することができます。たとえば、複数の図形をプレゼンテーションに挿入する際、これを手動で整列させるのは手間がかかります。配置機能を使えば、以下の手順で簡単に整列させることができます。
　　　　
まず、整列させたいオブジェクトをすべて選択します。

　　
次に、「ホーム」タブの「配置」グループをクリックします。

　　
最後に、上下左右の整列オプションから選択します。
今回は、上下中央揃えを選択しました。

　　
これにより、選択したオブジェクトが自動的に整列され、美しいレイアウトが簡単に実現できます。

　　
●グリッド線を使う
グリッド線を表示することで、オブジェクトを正確に配置することができます。グリッド線は背景に薄く表示される線で、オブジェクトの位置を揃えるのに役立ちます。数値の変化を示す際に複数のグラフを用いる場合、グリッド線を使うことできれいにグラフを並べることができます。グリッド線は以下の手順で表示できます。
　　
「表示」タブをクリックし、「グリッド線を表示」のチェックボックスをオンにします。

グリッド線を使用すると、オブジェクトを手動で配置する際の目安として非常に便利です。
　　　　

1-2.よく使う機能を画面右上に設定する

作業効率を上げるためには、よく使う機能をクイックツールバーに登録しておくと便利です。クイックツールバーは画面左上に表示され、ワンクリックでアクセスできるようになります。以下の手順で設定できます。
　　　　
画面左上のクイックツールバーのカスタマイズボタン（小さな下向きの矢印）をクリックし、「その他のコマンド」を選択します。

　　
「クイックアクセスツールバーのカスタマイズ」ダイアログボックスが表示されますので、ここで追加したい機能を選択します。

　　
「追加」ボタン→「OK」ボタンの順にクリックしてクイックツールバーに登録します。

クイックツールバーは、自分の作業スタイルに合わせて自由にカスタマイズできるため、非常に便利です。例えば、講話資料や社内報などの啓発資料の作成時にプレゼンテーションを頻繁に用いる場合は、スライドの挿入やレイアウト変更などの機能を登録しておくと良いでしょう。

1-3.既定の図形を設定する

プレゼンテーションやドキュメントにオブジェクトを挿入する際、毎回行間や色味を調整するのは手間がかかります。既定の図形を設定することで、この手間を省くことができます。以下の手順で設定できます。
　　　　
まず、図形を挿入し、希望のスタイルに設定します（色、枠線、影など）。
次に、図形を右クリックし、「既定の図形として設定」を選択します。

これにより、次回以降に挿入する図形は、設定したスタイルが自動的に適用されます。毎回同じ調整を行う必要がなくなり、時間を大幅に節約できます。

2.ショートカットキーを使ってみる

パワーポイントでの資料作成の際におすすめのショートカットキーをご紹介します。
ショートカットキーは、キーボード操作だけでさまざまなコマンドを実行できる便利な機能です。これを活用することで、マウス操作を減らし、作業効率を飛躍的に向上させることができます。以下に、特に日常的に使うと便利なショートカットキーをいくつかご紹介します。特に、頻繁に行う操作はショートカットキーで行うことを習慣づけると効果的です。

3.最後に

今回の記事では、作業効率を向上させるためのパワーポイントの便利な機能とテクニックをご紹介いたしました。ショートカットキーの使用やクイックツールバーへの機能の追加により、基本操作を素早く行えます。図の整列機能やグリッド線の活用によって、スライドに一貫性を持たせることができ、プレゼンテーションの見栄えが良くなります。
3本にわたり、パワポでの資料作成についてお伝えしてきました。作成時の基礎をおさえることはもちろん、これらの時短術を実践し、パワポを使いこなしていきましょう！

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